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Markt Schönberg. Kommunale Verwaltungsvorgänge werden ja gerne mit hohen Papierbergen und veralteten Faxgeräten gleichgestellt. Das gehört in Schönberg der Vergangenheit an, was Eingang von Rechnungen, Signaturen, Ablage und Zahlungsausführung angeht. Mit der „digitalen Anordnungsabwicklung OK.FINN“ ist Zukunftssicherheit eingekehrt.
Robert Maier ist sowohl IT-Fachmann als auch ehemaliger Chef von Kasse und Mahnwesen. Da Kommunen mittlerweile ohnehin verpflichtet sind, elektronische Rechnungen zu akzeptieren und für überörtliche Rechnungsprüfungen Daten zur Verfügung zu stellen, war der Schritt nur logisch, die Abwicklung im Haus gleich komplett digital zu machen. Unterm Strich bedeutet das, dass Papier hier der Vergangenheit angehört. Um aber das rechtssicher und reibungslos zu schaffen, bedarf es kompetenter Programme und hoher Sicherheitsvorgaben. Eine digitale Signatur – selbst aus Homeoffice - muss so belastbar sein wie die eigenhändige Unterschrift eines Mahnschreibers oder Zahlungsanweisenden. Und die ganze Abwicklung von Eingang und Weitergaben bis zur Sicherung in einer verschlüsselten Cloud samt Backupfunktion benötigt die Verlässlichkeit eines brandgeschützten Tresors im abgeschlossenen Archivkeller. Das kostet zunächst durchaus Geld, zahlt sich aber nach Ansicht von Robert Maier andererseits wieder aus bei runderen Abläufen, weniger Suche nach Akten und Belegen und natürlich jeder Menge Verbrauchsmaterialien von Papier und Toner bis hin zu echten analogen Lagerräumen.
Bildunterschrift:
Robert Maier (h.v.l.) und Bürgermeister Martin Pichler sind sich sicher, dass Kommunen noch digitaler werden müssen. Von Rechnungseingang bis Hundesteuer werden Abläufe nun ohne Papierkram verwaltet und gesichert. Mitarbeitende wie Isabell Molz können nun Anweisungen entgegennehmen und weiterreichen, ohne dass gedruckt, gescannt, gelocht oder geheftet werden muss.
Falls für einen Kommentar oder ein GA-Saxndi benötigt:
Abläufe, die mit Verwaltung und EDV zu tun haben, erfordern bisweilen den vertieften Blick in das berühmt-berüchtigte AKüFiLe (Abkürzungsfimmellexikon). Da ist von OK.FIS, KomX oder Arc2GO die Rede, um nicht regelrechte Wortungetüme sinnlos verbal mitschleppen zu müssen. Kurz gefasst sorgen XRechnungen nun dafür, dass am Datenweg nichts offen rum liegt. Um in die lesbare Welt Übersetzungen zu haben, wie vom PDF zur OK.FINN-Akte, dient ein Format namens ZUGFeRD. Hört sich lustig an, oder? Muss man nicht übersetzen; wird aber sinnigerweise dennoch zum „Zugpferd“, das die Ladung mit alten Faxgeräten endlich zum Recycling bringt.
